Der geheime Helfer im Kanzlei-Alltag: Automatisierte Workflows

In vielen Anwaltskanzleien geht wertvolle Zeit verloren, weil Datenmengen manuell bewältigt werden müssen. Dabei könnte diese Zeit viel sinnvoller genutzt werden: in der Recherche, der Mandantenbetreuung oder einfach in der Freizeit. Wie genau der Einsatz intelligenter Workflow-Automatisierung Kanzleien unterstützt, zeigt dieser Beitrag anhand alltäglicher Beispiele.

Das Datenproblem: Eine Flut von Informationen

In der modernen Kanzlei fallen täglich riesige Datenmengen an. Sei es bei der Mandantenakquise, der Aktenanlage oder der laufenden Kommunikation – ständig strömen Informationen herein. E-Mails, Formulare, Anrufe, das beA und analoge Korrespondenz – alles muss erfasst und den richtigen Akten zugeordnet werden.

Wenn diese Prozesse manuell durchgeführt werden, binden sie enorm viele personelle Ressourcen. Stunden werden investiert, um relevante Informationen zusammenzutragen und Mehrfacheingaben in verschiedenen Systemen vorzunehmen. Dieser administrative Aufwand kostet nicht nur Zeit, er erhöht auch das Fehlerrisiko und führt zu Inkonsistenzen in den Datenbeständen. Das beeinträchtigt die Effizienz und Produktivität, besonders bei der anschließenden Dokumentengenerierung.

Die Lösung: Automatische Datenverarbeitung

Das wachsende Angebot leistungsfähiger Legal Tech Tools birgt enormes Potenzial. Diese Technologien ermöglichen den automatischen Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen. Eine zentrale Softwarelösung kann den gesamten Zyklus der Datenintegration und -verteilung übernehmen und als intelligente Datendrehscheibe fungieren – von den ersten Mandantenkontakten über die Aktenanlage bis zur finalen Dokumentengenerierung und Abrechnung.

Solche Systeme erfassen eingehende Daten und Informationen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, Online-Formularen, Anrufen und CRM-Systemen. Sie bereiten diese auf und stellen sicher, dass Daten nicht manuell übertragen werden müssen. Der laufende Kommunikationsfluss wird ebenfalls nahtlos erfasst und automatisch mit den korrekten Akten abgeglichen.

Anwendungsfall 1: Effiziente Mandantenaufnahme

Nehmen wir den Prozess der Neuaufnahme eines Mandanten: Bisher mussten die Interessentendaten aus unterschiedlichen Quellen wie Online-Formularen, E-Mail-Korrespondenzen oder Telefongesprächen mühsam zusammengetragen und mehrfach manuell in separate Systeme eingegeben werden. Mit einer intelligenten Automatisierungslösung lässt sich dieser ressourcenintensive Aufwand weitgehend automatisieren. Sämtliche Daten können automatisch übertragen werden, was mehrere Stunden pro Mandat spart.

Anwendungsfall 2: Die alltägliche Kommunikation

Neben der effizienten Neuaufnahme profitieren Kanzleien auch im laufenden Tagesgeschäft vom automatischen Datenaustausch. Egal ob E-Mail-Anhänge aus bekannten Systemen, Telefonnotizen aus dem Business-Telefonsystem oder anderen Kommunikationskanälen – eine intelligente Lösung ermöglicht es, eingehende Informationen der zugehörigen Akte zuzuweisen. So haben Beteiligte jederzeit einen vollständigen, aktuellen Überblick über sämtliche Vorgänge und Interaktionen zu einem Mandat. Ein Produktivitätsgewinn, der sich direkt auf die Qualität der inhaltlichen Arbeit und die Erstellung von Schriftsätzen auswirkt.

Anwendungsfall 3: Zufriedene Mandanten

Mandanten wollen stets auf dem Laufenden sein. Informationen per E-Mail zu übermitteln ist jedoch weder sicher noch praktikabel. Es entstehen lokale Versionen zum selben Dokument und häufig geht dem Mandanten die Übersicht verloren, was sich negativ auf die Zufriedenheit auswirkt.

Ein sicheres Mandantenportal löst beide Probleme: Kanzleien können ihre Mandanten kontinuierlich über den aktuellen Stand der Vorgänge auf Basis geschützter, stets aktueller Daten informieren – ein Gewinn an Transparenz, Vertrauen und letztlich Kundenzufriedenheit und Bindung.

Automatischer Datenaustausch im gesamten Kanzlei-Alltag

Die Datenmengen werden nicht nur weiterhin ansteigen, sondern durch die Integration neuer Legal Tech Tools wird auch die Vielfalt der Datenquellen zunehmen. Es ist entscheidend, dass Prozesse flexibel gestaltet sind, um sich nahtlos an neue Anwendungen anzupassen oder bestehende zu ersetzen, ohne dass eine Neugestaltung des Systems erforderlich ist. Technologie dient dabei als kraftvolle Unterstützung, die es uns ermöglicht, effizienter und effektiver zu arbeiten.